Vacature directiesecretaresse

  • Amsterdam
  • 32 tot 38 uur
  • 2744724

Over deze functie

Ben je een representatieve en zelfstandige secretaresse? En weet je goed samen te werken met je collega’s op een directie secretariaat?

Sta je stevig in je schoenen en durf je wanneer nodig weerwoord te geven, ook aan de algemeen directeur UWV Werkbedrijf? En ben je stressbestendig en flexibel en ga je zorgvuldig om met informatie? Dan zoeken we jou als secretaresse voor de algemeen directeur.Als secretaresse bied je administratieve en secretariële ondersteuning aan de algemeen directeur. Je hebt een leidende rol in het beheer van de agenda van de algemeen directeur. Daarvoor weet je wat er speelt en kan je zelfstandig in- en externe overleggen plannen in een zeer complexe agenda. Je denkt samen met de directieadviseur en de rest van het directiesecretariaat mee voor de invulling van de dag. Samen met het cluster verzorg je het relatiebeheer en werk je waar mogelijk e-mail en telefoon zelfstandig af, rekening houdend met prioriteiten en planning. Hierbij signaleer je zaken die met voorrang moeten worden behandeld en zet je noodzakelijke acties uit.Je bent dienstverlenend ingesteld en goed ingevoerd in de functie. Je bent op de hoogte van de materie waarmee de directeur zich bezighoudt. Je kunt zelfstandig en snel de onder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en verbetert werkprocessen waar nodig. Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van jouw dienstverlening. Ook verricht je diverse ondersteunende (administratieve) werkzaamheden. Bezoekers worden door jou aangemeld en ontvangen en je bent incidenteel betrokken bij afdeling brede initiatieven, zoals het organiseren van bijeenkomsten.Je hebt een opleiding tot secretaresse op minimaal MBO-niveau gevolgd en bent in het bezit van het diploma. Je beschikt over relevante werkervaring als secretaresse werkt proactief.

Vereisten

•Een werk- en denkniveau op MBO niveau.•Goede beheersing van het MS Office pakket.•Analytisch, planmatig en een probleemoplossend organisatietalent.•Doortastendheid, assertiviteit en professionaliteit.•Stressbestendig en flexibel.•Handigheid met oa outlook, iBabs, SharePoint en PowerPoint